Digitaliseren van een historisch archief

Les Scouts ASBL is de Waalse afdeling van de internationale ‘Scouting’-organisatie die in 1907 opgericht werd door Baden-Powell. In Wallonië zijn er 410 lokale “unités” die activiteiten organiseren voor jongeren van 6 tot 18 jaar.

Les Scouts zocht een oplossing om de ledenlijsten te digitaliseren en wou zich verzekeren van volgende aspecten:  
     •  veilige bewaring,
     •  vereenvoudigde opvraagbaarheid,
     •  makkelijkere toegankelijkheid.


Na een analyse van de huidige situatie en een test op een representatief staal van het archief koos Les Scouts voor Service Point Belgium om de digitalisatie van het ledenarchief uit te voeren. Het digitaliseren via scanning gebeurde in de kantoren van Service Point Belgium in Alken. Wij stonden in voor de volledige flow van ophaling van de fysieke documenten tot terugbezorging ervan samen met de gedigitaliseerde beelden.

Gezien het historisch karakter van de documenten diende de volledig flow uiteraard met de gepaste zorg te gebeuren. Voor het scannen van de documenten maakte Service Point Belgium gebruik van state-of-the art KODAK scanners van het type i1860 en i620. Dit resulteerde voor Les Scouts in een digitaal archief van kwalitatief hoogwaardige kleurenbeelden. Service Point Belgium zorgde – behalve het scannen - ook voor de indexatie van de beelden en dit volgens instructies van Les Scouts. Voor aanlevering van de gescande beelden werd in dit geval gekozen voor DVD.

Het voorstel dat Service Point Belgium deed was voor Les Scouts de oplossing voor de  problemen waarmee zij geconfronteerd werden. Het voorstel bestond uit drie pijlers:

• veilige bewaring:
Een elektronische versie van het historisch archief kan makkelijk en veilig bewaard worden. We bezorgden Les Scouts alle beelden op DVD zodat ze alle vrijheid hebben om dat te kopiëren naar andere fysieke dragers die langdurige archivering toelaten.

• vereenvoudigde opvraagbaarheid:
Door de plaatsing op een centrale server bij Les Scouts zijn de beelden snel en makkelijk opvraagbaar dankzij organisatie in een boomstructuur en ondubbelzinnige indexatie van de gescande beelden volgens duidelijke afspraken.

• makkelijke toegankelijkheid:
De elektronische beelden maken voor Les Scouts uitwisseling van de informatie met derden een stuk eenvoudiger dan voorheen. Het opvragen en doorsturen van historische gegevens kan gebeuren in slechts enkele muisklikken.