Een elektronisch archief met legale waarde

Groep S is een Sociale Groep met verschillende entiteiten waardoor zij voor ondernemingen en zelfstandigen de ideale partner is in “sociaal management”.

Groep S – Sociale Verzekeringskas voor Zelfstandigen (SVZ) zocht een oplossing om het beheer van de dossiers te optimaliseren. Digitalisatie bleek de meest logische oplossing. Echter aangezien het Groep S’ bedoeling was om de fysieke dossiers na digitalisatie te vernietigen, kon hier niet over één nacht ijs gegaan worden.

Er moest een heel traject afgelegd worden via de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid (KBSZ) met als resultaat een lijvig en goed geargumenteerd dossier waarin niet alleen het precieze verloop van het scanproces haarfijn uitgelegd staat, maar ook hoe de documenten getransporteerd moeten worden en hoe ieder dossier op elk moment getraceerd kan worden. Ook de elektronische opslag en de beveiliging doorheen het hele proces zijn uitvoerig omschreven.

Service Point verzorgt de cyclus van ophaling over de volledige voorbereiding van de documenten voor het scannen, het scannen en OCR’en, tot het indexeren en klaarmaken van de levering van de fysieke documenten en gedigitaliseerde beelden. En dit uiteraard volgens de richtlijnen zoals afgesproken met en goedgekeurd door de KBSZ.

Behalve de digitalisate van de bestaande dossiers, is er parallel een proces opgezet om de nieuwe papieren documenten (brieven, faxen, …) toe te voegen in de reeds gedigitaliseerde dossiers. Door gebruik te maken van barcodes op deze documenten, wordt er tijdens het scannen onmiddellijk een link gelegd tussen het nieuwe document en het dossier waaraan het toegevoegd moet worden.