Print on Demand en electronische archivering

Een marktleider uit de informatie- en communicatiesector biedt elk van zijn vertegenwoordigers een aangepaste documentatieset, specifiek per klant of per prospect. Het manueel opmaken, afdrukken en verdelen van die dossiers drukte zwaar op de administratieve en organisatorische efficiëntie van het marketingteam.

Ook de registratie van de resultaten van het klantenbezoek en de archivering van de dossiers bleek ingewikkeld. Service Point Belgium bood een oplossing.

Service Point Belgium ontwikkelde een toepassing die iedere vertegenwoordiger van op maat gemaakte documentatie voorziet, te genereren op basis van een database met klanten-, concurrentie- en productinformatie uit een 50-tal gegevensbanken. Die documentatie, verzameld in een dossier per klant/prospect, wordt dan gedrukt door een gespecialiseerde drukkerij en onmiddellijk bij de vertegenwoordigers geleverd.

Na het klantenbezoek helpt Service Point Belgium niet alleen bij de data-entry van de resultaten, maar verzorgt het ook de elektronische én fysieke archivering via scanning & OCR, compleet met captatie van – onder andere - barcodes en documenttypes om een snelle raadpleging en doorsturing mogelijk te maken, zowel online als fysiek. Een proces dat in hoge mate is geautomatiseerd: een must, gezien het aantal gegeneerde pagina’s verschillende miljoenen per jaar beloopt! Het hele proces voor de creatie van de documenten vertegenwoordigt een meerkost van… € 0,50 per vertegenwoordiger. Van efficiëntie gesproken!